Business Intelligence – Poslovno izvješćivanje

Jedan od najrazvikanijih poslovnih koncepata u poljednje vrijeme je Business Intelligence (BI) tj. tendencija tvrtki da izgrade svoj sustav poslovnog izvješćivanja kako bi imali cjelovitu sliku o tržištu, kupcima i konkurentima, tj. o svim eksternim faktorima koji utječu na poslovanje poduzeća.

BI se može definirati kao sposobnost skupljanja, obrade, interpretacije i korištenja informacija u svrhu uspješnijeg poslovanja, tj. sposobnost pretvaranja podataka i informacija u smislene inteligentne  akcije koje su temeljene na dotičnim podacima. Već smo prethodno spomenuli da marketing prelazi iz masovnog u ciljani, direktan i podatkovno utemeljen. Možemo reći da BI predstavlja proširenja principa određenosti na cjelokupno poslovanje, te time utječe na formiranje sveobuhvatno utemeljnih i podatkovno određenih poslovnih odluka.

Tako BI podrazumjeva da manageri dobivaju strukturirane informacije koje podupiru sve aspekte poslovanja i podupiru svaku njihovu poslovnu odluku. Naravno – to predstavlja idealnu viziju funkcioniranja BI sustava unutar tvrtke.

U posljednje se vrijeme javlja sve veći broj proizvođača BI programskih rješenja, koja manje ili više konvergiraju takvom BI sustavu. Tvrtke poput IBM-a i Oracle-a nude svoja BI rješenja, uglavnom temeljena na na Data Warehouse aplikacijama (velikim spremištima podataka tvrtke) i alatima za pretraživanje koji pružaju mogućnosti postavljanja upita i interaktivne komunikacije s izvorima podataka.

Pitanje koje se postavlja jest: Koliko takva programska rješenja zaista dodaju vrijednost u poslovanju tvrtki?

Odgovor na to pitanje prvenstveno ovisi u intenzitetu i načinu korištenja BI sustava od strane managera i analitičara kao i o postojanju adekvatne unutrašnje organizacije tvrtke za kvalitetno produciranje i cirkulaciju informacija nastalih upotrebom BI sustava. Isto tako, pošto su se BI programska rješenja počela tek nedavno implementirati u značajnijem obimu, za očekivati je da će razvoj IT, kao i iskustva dobivena tijekom prvih godina implementacije, dovesti u budućnosti do kvalitetnijih rješenja i uz povoljnije cijene.

Sam proces realizacije BI sustava se prema Herbertu Meyeru može podijeliti u 4 koraka:

a)      Izgradnja intelligence profila tvrtke – određivanje što zapravo želimo znati o okolini kako bi mogli kvalitetnije upravljati tvrtkom, te identifikacija izvora potrebnih podataka. Pri tome se kod izvora podataka moguće opredjeliti za specijalizirane tvrtke kojima je djelatnost upravo pružanje ovakvih usluga (što je vjerojatno pogodnije za razvijenija tržišta) ili se tvrtke mogu odlučiti za izgradnju vlastitih – direktnih veza s izvorima podataka.

b)      Postići da informacije (definirane u prvom koraku) “teku k Vama”, te izgraditi, kupiti ili koristiti postojeći modul (search engine) za pretraživanje informacija koji može služiti kao potpora za postavljanje željenih upita. Dobivene je informacije isto tako poželjno integrirati u postojeće interne poslovne informacije (u primjerice za to predviđeno spremište podataka – DW: data warehouse), kako bi imali cjelovit uvid u poslovanje tvrtke.

c)      Pretvaranje informacija u inteligenciju tj. identifikacija i analiza relevantnosti dobivenih informacija za poslovanje tvrtke. Potrebno je uspostaviti sustav koji od informacija o poslovnom okružju utvrđuje koje su od njih relevantne i na koji način, za poslovanje dotične tvrtke.

d)      Na temelju identificiranih relevantnih informacija, poduzimanje odgovarajućih poslovnih poteza/koraka, kao odgovor na stanje poslovne okoline. Preduvjet za poduzimanje odgovarajućih poslovnih akcija je dakako slanje odgovarajućih BI izvješća relevantnim pojedincima, koji imaju utjecaja na donošenje poslovnih odluka o dotičnoj akciji. BI sustav tvrtke tako u sebi podrazumjeva i produkciju poslovnih akcija, kao posljedicu pridobivenih informacija, bez kojih bi smisao cjelokupnog BI sustava bio upitan.

Suvremene svjetske tvrtke osnivaju odjele za BI, te imenuju voditelje tih odjela (BIO – Business intelligence officers) koji se brinu o tijeku poslovnih informacija kroz tvrtku.

Općenito se mogu identificirati 2 glavna tipa izvještavanja o poslovnoj okolini:

 1)      Redovita izvješća

Tjedni ili mjesečni BI izvještaji koji sublimiraju najbitnije događaje u poslovnoj okolini u dotičnom periodu. Takvi izvještaji trebaju biti jasni i kozcizni, te moraju sadržavati dio koji objašnjava koje implikacije pojedini događaji mogu imati na poslovanje tvrtke. Tako primjerice takav izvještaj može sadržavati 4-5 ključnih događaja iz poslovnog okružja u dotičnom periodu, uz dio koji za svaki taj događaj objašnjava moguće implikacije na poslovanje tvrtke (tzv. “pa što onda” dio, tj. dio koji iznosi zašto su ti događaji relevantni).

Uz to je na koncu moguće navesti kratak rezime glavnih pokazatelja kretanja ekonomskog okružja (makroekonomski pokazatelji, indeksi proizvodnje i kupovne moći, političko okružje...), te rezime trenutne pozicije tvrtke na tržištu. Osim ovog – pisanog dijela, moguće je u određenim vremenskim razmacima (npr. mjesečno ili tromjesečno) organizirati i BI sastanke, koji imaju za svrhu usmenu razmjenu informacija o tome na koji način odr. poslovni događaji iz poslovnog okružja djeluju na pojedine aspekte poslovanja, te kako se to reflektira na cjelokupno poslovanje tvrtke.

2)      Indikatori opasnosti

Za vrijeme hladnog rata, američka je obavještajna služba identificirala niz indikatora koji bi mogli dovesti do nuklearnog rata, te se tako posao nadziranja mogućnosti izbijanja nuklearnog rata svodio na praćenje pojavljivanja nekog od ustanovljenih indikatora. Na sličan način tvrtke mogu ustanoviti pokazatelje koji upućuju na mogućnost da bi se tvrtka uskoro mogla naći u velikim poslovnim problemima, te na temelju toga utvrditi obrazac reagiranja od strane BIO (ili neke druge osobe zadužene za praćenje tih indikatora), kako bi se top management na vrijeme upozorio na potencijalne opasnosti. U protivnom identifikacija problema može doći prekasno, a samim time i reakcija više nije preventivne prirode već se svodi na “gašenje vatre”, za koje često može biti i prekasno.

Pri sastavljanju BI izvješća treba voditi računa i o ciljanoj publici tj. korisnicima dotičnih BI izvješća. Raščlanivši dublje tipove BI izvješća, prema Kirk Tyson/Bernhardt identificiraju sljedeće tipove izvješća, ciljnu publiku i učestalost publikacije:

Opis tipova BI izvješća

BI sustav je naravno potrebniji većim poslovnim subjektima, u kojima je zbog postojanja velikog broja uposlenika i velike trazine aktivnosti, nužan strukturirani sustav izvještavanja koji bi poboljšao vrijeme reakcije na vanjska događanja i tako smanjio tromost reakcije na tržišna događanja, od koje nažalost pati većina velikih tvrtki. Takav sustav može doprinjeti boljoj transparentnosti unutar same tvrtke, te koordinaciji između pojedinih poslovnih jedinica i funkcija u tvrtci.

Suvremena IT uz adekvatnu unutrašnju organizaciju tako dozvoljava velikim tvrtkama da se u razini fleksibilnosti i brzine rekacije na tržišna događanja, približe svojim manjim konkurentima. Zbog turbulencije i dinamike koja karakterizira suvremeno poslovanje, ovo predstavlja izuzetno bitan aspekt poslovanja, pa je tako za očekivati da će se BI kao trend i ako disciplina još značajnije razvijati u budućnosti, naročito uz  neminovno intenzivan razvoj IT.

Preciznost vođenja i upravljanja poslovanjem će se, uz brzinu rekacije, korištenjem BI sustava također značajno povećati. Umjesto da se rukovode samo vlastitim financijskim pokazateljima, manageri će se u budućnosti oslanjati i na informacijske sustave koji će izvještavati o tržištu, kupcima (poput već spomenutih CRM aplikacija), konkurentima, makroekonomskim trendovima itd.  

Na taj će način svaka poslovna odluka biti zasigurno višestruko poslovno utemeljena, te će oslikavati trenutno najbolji poslovni potez, uzimajući u obzir sve moguće varijable i utjecaje. Za to će dakako biti potrebna i adekvatna edukacija managera, o čijem će prihvaćanju i korištenju navedenih mogućnosti, najviše ovisiti iskorištenja potencijala koje će pružati BI sustavi budućnosti.