EXTRANET Jednostavna i ekonomski isplativija rješenja bazirana na Internet servisima i tehnologijama donijela su malu informatičku revoluciju u razmjeni informacija i unutar tvrtki. Tako su stvoreni pojmovi kao što je intranet i ekstranet, koji se u biti odnose na primjenu Internet tehnologija i servisa unutar tvrtke ili za povezivanje sa partnerima.

Kako je Web postao industrijski standard u svim područjima, zahtjev za integracijom Weba i baze podataka dolazi iz dva osnovna izvora:

      I.      potreba za postojanjem zajedničke platforme uz lako dostupno sučelje prema bazi podataka, zbog

a)     velikog broja sudionika u procesu

b)     dislokacije sudionika procesa

       II.      zahtjev za ažurnim podacima velikih i složenih skupina koje se stalno mijenjaju

Jedinstvena baza koja omogućuje i Kontakt centru, web stranicama, i fizički odvojenim poslovnicama rad na istim podacima moguće je jedino putem Interneta tj. Extraneta.

Extranet je mrežno rješenje temeljeno na Internet tehnologiji koje se najbliže može objasniti kao intranet selektivno otvoren prema Internetu. Selektivno stoga što se na određenim područjima, gdje se komunikacijski ili organizacijski želi izaći iz zatvorenih i ograničenih okvira intraneta, vrši povezivanje sa Internetom.

Prijedlog organizacije je sljedeći:

Extranet u centru prikuplja informacije od svojih podružnica, kontakt centra i web sitea, koristeći se Internet tehnologijom, pohranjujući ih u bazu podataka.

Gledano iz suprotnog smjera, (potencijalni) klijent koja stupa u kontakt sa davateljem usluge preko kontakt centra, Internet stranica ili podružnica, posredstvom istih prenosi svoje upite i zahtjeve do glavnog ureda, koji po tim pitanjima komunicira povratno s njima.

Dakle, davatelj usluge je unutar sebe organiziran kao intranet, koristeći se maksimalno Internet tehnologijom:

• e-mail i drugi oblici komuniciranja (voice over Internet, chat aplikacije)
•  baze podataka za organizaciju i arhiviranje
•  Internet stranice za predočavanje informacija.

Cjelokupna organizacija davatelja usluge, definirana kao gore navedeni intranet, nalazi se između osoblja davatelja usluge i kontakt punktova (podružnica) s jedne strane, te klijenata s druge.

Internet tehnologija olakšava, ubrzava i racionalizira komunikaciju i organizaciju. Prema gore navedenom prijedlogu ustroja, apsolutno svi koji su surađuju s davateljem usluge, bez obzira daju li, prikupljaju li, obrađuju ili koriste informaciju, sve obavljaju iz web browsera.

Prednosti sustava

Najveća prednost ovakvog pristupa je u jednostavnosti korištenja sustava za sve njegove sudionike, što će znatno olakšati i ubrzati njegovo oživljavanje. Naime, svaki sudionik samo treba znati koju web stranicu (koju internet adresu) otvara, a sve daljnje upute nalaze se na samoj stranici. Time se zaobilazi potreba za nabavom jednog dijela softwarea, a obuka za rad može se svesti na interaktivni, multimedijalni vodič ugrađen u same stranice.

Jednom postavljen, ovakav je sustav vrlo lako širiti na nove partnere, organizacije i ostale logističke dijelove organizacije (npr. financije). Nadalje, uz razvoj davatelja usluge, moći će se širiti i prilagođivati i sustav, a ovakva implementacija omogućuje relativno jednostavne i centralizirane sistemske zahvate.

Web kao razvojna platforma, uspoređujući ju sa ostalima, najotvorenija je prema principu širenja i prilagođavanja, a ujedno i dovoljno sigurna za uporabu.

Na temelju navedenog EXTRANET rješenja možemo Vam izraditi specifičnu razvojnu studiju koja u osnovnim tehnološkim rješenjima je bliska našim referentnim projektima.

Održavanje sustava

Budući da se svi ključni procesi događaju na razini baze podataka, ustroj na razini Interneta je najracionalniji. Baza podataka održava se iz centralnog ureda. Održavanje se vrši preko sučelja web browsera - web stranice vezane su na bazu, preko kojih se baza i održava. Slično se sučelje može postaviti i prema izvoru informacija za potrebe njihova prikupljanja.

Utjecaj extraneta na organizaciju davatelja usluge

Ovakav pristup omogućuje nove organizacijske oblike rada, kao što su: rad kod kuće, rad s bilo kojeg mjesta u kompaniji, rad s lokacija izvan kompanije i izvan doma, rad u virtualnim timovima i drugim virtualnim organizacijskim oblicima rada. Ti novi oblici pokazali su velike prednosti, omogućili daleko veću fleksibilnost, mnoge kompanije su tako bitno povećale performanse ostvarile ogromne uštede.

Rad na daljinu povećava pokretljivost i autonomiju zaposlenika, te pruža mogućnost višestrukih poslovnih aranžmana. Tako bi sustav Call centra fizički odvojen od centra davatelja usluge mogao najnormalnije funkcionirati, imajući real-time uvid u stanje baze i obratno. Sustav bi omogućavao sve vidove komunikacije, povezan pomoću jednog jedinog sučelja.

Istovremeno, posloprimci bi sami i na svoju odgovornost mogli ažurirati neke od svojih podataka, za koje imaju dozvolu administratora, a istovremeno bi se podatak mogao provjeravati u drugim izvorima podataka. To bi omogućilo članovima ispunjavanje upitnika u proizvoljnom okruženju.

Svijest o važnosti točnosti podataka i ažurnosti podataka trebala bi biti temelj cijelog sustava.